Excel ile izin takibi mi, izin yazılımı mı?
Kısa cevap: 5–6 kişilik bir ekipte Excel fazlasıyla yeterli. Sorun, ekip büyüdükçe tablonun sessizce yanlışlamaya başlaması. Aşağıda ikisinin nerede ayrıldığını dürüstçe karşılaştırdık — Excel’in kazandığı yerler dâhil.
| Konu | Excel / Google Sheets | İzinler.com | Öne çıkan |
|---|---|---|---|
| Kurulum | Anında. Bir tablo açıp yazmaya başlarsınız. | Google Workspace™ yetkilendirmesi ve takvim seçimi — birkaç dakika. | Excel |
| Maliyet | Zaten sahip olduğunuz araç, ek ücret yok. | 2026 sonuna kadar 30 kişiye kadar ücretsiz, sonrasında aylık abonelik. | Excel |
| Kıdeme göre izin hakkı | Formülü kendiniz yazarsınız. Madde 53'ün "5 yıl dahil" sınırı çoğu tabloda yanlış kurulur. | Kıdem yıldönümünde kendiliğinden yükselir, sınırlar kanunun lafzına göre. | İzinler.com |
| İzin dönemi | Tablolar takvim yılı üzerinden kurulur; kanun ise hizmet yılını sayar. | Her çalışanın kendi işe giriş yıldönümü esas alınır. | İzinler.com |
| Devreden bakiye | Yılbaşında yeni sekme açılır, kalan günler genelde takip edilmez. | Kullanılmayan gün sonraki döneme devreder, kaybolmaz. | İzinler.com |
| Resmi tatiller | Her yıl elle güncellenir; bayram tarihleri her seferinde kontrol edilir. | Türkiye resmi tatilleri otomatik yüklenir, izinden düşülmez. | İzinler.com |
| Onay süreci | Yok. Talep WhatsApp veya e-postada kalır, kayda geçmez. | Yöneticiye tek tıkla onay e-postası; karar kayda geçer. | İzinler.com |
| Çakışma kontrolü | Elle bakılır. Aynı hafta üç kişinin izinli olduğu onaydan sonra fark edilir. | Onay anında aynı tarihlerdeki diğer izinler gösterilir. | İzinler.com |
| Takvim görünürlüğü | Ekip kimin izinli olduğunu tabloyu açmadan bilemez. | Onaylanan izin kişisel ve ekip Google Calendar™'ına yazılır. | İzinler.com |
| Veri güvenliği | Dosya kopyalanabilir, yanlışlıkla paylaşılabilir, bir hücre sessizce silinebilir. | Yetki seviyeleri, şifreli saklama, şirket bazlı izolasyon. | İzinler.com |
| Esneklik | Sınırsız. İstediğiniz kolonu, istediğiniz kuralı eklersiniz. | İzin yönetimi dışına çıkmaz. Bordro, mesai, performans yoktur. | Excel |
Excel'in gerçekten daha iyi olduğu durumlar
Üç kişilik bir ekipte izin yazılımı kurmak gereksizdir. Kimin ne zaman izinli olduğunu zaten biliyorsunuz, hesap tek satırda çıkıyor ve onay için masaya dönüp sormak yeterli.
Kanunun asgari sürelerinden farklı, kendinize özgü bir izin politikanız varsa — örneğin sınırsız izin, kıdemden bağımsız sabit gün, ya da yalnızca sizin şirketinizde geçerli özel bir hesap — Excel bunu her yazılımdan daha esnek biçimde yapar.
İzin dışında bordro, mesai veya performans da takip etmek istiyorsanız İzinler.com size yetmez; bunlar bilinçli olarak kapsam dışıdır.
Excel'in bozulmaya başladığı nokta
Genelde 10–15 kişi civarında olur, ama sebebi kişi sayısı değil: farklı işe giriş tarihlerinin birikmesi. Herkesin izin dönemi kendi yıldönümünde işlediği için tek bir takvim yılı sekmesi artık kimseyi doğru anlatmaz. Bir kişi 5 yılını doldurur ve tabloda 14 gün olarak kalır. Bir başkası önceki yıldan kalan günleri hatırlatır ama tabloda o günler yoktur.
Bu hatalar sessizdir. Tablo bozulduğunu size söylemez; çalışan yıl sonunda “benim 4 günüm daha vardı” dediğinde öğrenirsiniz. Yıllık izin, kullanılmadığında işverenin borcu olarak durduğu için bu bir muhasebe sorunu olmaktan çıkıp hukuki bir konuya döner.
Karar için basit bir ölçüt
Şu üç soruya “hayır” diyebiliyorsanız Excel’de kalın:
- Bir çalışanın kalan izin günü sorulduğunda cevabı 10 saniyede verebiliyor musunuz?
- Geçen yıldan devreden günleri kişi kişi biliyor musunuz?
- Onaylanan bir izni ekibin geri kalanı tabloyu açmadan görebiliyor mu?
Bir tanesine “hayır” diyorsanız, tablo zaten sizin için çalışmayı bırakmış.